Wat is Store and Forward?

Store and Forward (SaF), ook wel offline payments genoemd, is een functionaliteit waarmee betaalterminals kaarttransacties kunnen blijven accepteren wanneer er geen netwerkverbinding beschikbaar is. De transactiegegevens worden lokaal opgeslagen en later, zodra de verbinding hersteld is, als batch naar de acquirer gestuurd voor autorisatie.

Hoe verschilt dit van klassieke offline betalingen?

Tot de invoering van EMV-chiptechnologie werkten betaalterminals met zogenaamde floor limits. Transacties onder een bepaald bedrag werden lokaal goedgekeurd zonder de issuer te raadplegen. De terminal controleerde alleen tegen een lokale hotcard-lijst met geblokkeerde kaartnummers.

Na de EMV-transitie en de bijbehorende liability shift zijn deze klassieke offline autorisaties grotendeels verdwenen. Moderne Store and Forward werkt fundamenteel anders: er vindt geen lokale goedkeuring plaats. In plaats daarvan worden transacties tijdelijk opgeslagen en later alsnog online geautoriseerd. Het risico van afwijzing blijft bestaan tot het moment van daadwerkelijke autorisatie.

Hoe werkt Store and Forward?

Stap 1: De betaalterminal detecteert dat er geen netwerkverbinding is met de payment host
Stap 2: De klant presenteert de betaalkaart (chip of contactloos)
Stap 3: De terminal leest de kaartgegevens en slaat deze versleuteld lokaal op
Stap 4: De klant ontvangt een bon met vermelding "Merchant Approved" (geen echte autorisatie)
Stap 5: Zodra de verbinding hersteld is, worden alle opgeslagen transacties als batch geüpload
Stap 6: De acquirer autoriseert de transacties achteraf; afwijzingen zijn nog steeds mogelijk

Risico's voor de merchant

Bij Store and Forward draagt de merchant het volledige risico voor transacties die achteraf worden afgewezen. Dit kan gebeuren wanneer:

De kaart inmiddels is geblokkeerd of verlopen
Het saldo of de kredietlimiet ontoereikend is
De kaart als gestolen is gemeld tussen het moment van betaling en autorisatie
De zero stand-in limiet of X-code limiet van de kaart geen offline transacties toestaat
De batch te lang offline is gebleven (vaak maximaal 24 uur toegestaan)

Hoe langer transacties offline blijven, hoe groter de kans op afwijzing door de acquirer. De meeste aanbieders nemen geen verantwoordelijkheid voor offline transacties die niet worden geüpload of later worden afgewezen.

Functionele beperkingen

In offline modus zijn de mogelijkheden beperkt. Doorgaans geldt:

Wel mogelijk

Reguliere verkooptransacties (sales)
Visa, Mastercard, American Express
Chip- en contactloze transacties

Niet mogelijk

Refunds en reversals
Pre-autorisaties
MOTO-transacties
Alternatieve betaalmethoden
Bepaalde debitkaarten met zero stand-in limieten

Uitgesloten merchant categories

Niet alle typen ondernemingen komen in aanmerking voor Store and Forward. Aanbieders sluiten bepaalde merchant category codes (MCC) uit vanwege verhoogd frauderisico. Voorbeelden van vaak uitgesloten categorieën:

Financiële instellingen (MCC 6012)
Geldtransfers en money orders (MCC 4829)
Direct marketing (MCC 5966)
Autoverkoop (MCC 5511)
Catering (MCC 5811)
Algemene zakelijke dienstverlening (MCC 7399)

Aanbieders met Store and Forward in Nederland

Diverse payment service providers en terminal-aanbieders bieden Store and Forward-functionaliteit aan voor de Nederlandse markt:

Viva.com – Biedt SaF op Android SoftPOS en diverse hardware terminals. Standaard geactiveerd voor accounthouders. Uitgebreide BIN-exclusielijst voor risicobeperking.
SumUp – Offline payments beschikbaar via de Android SDK. Maximaal 24 uur offline sessie. Vereist specifieke contractuele afspraken.
Square – Automatische offline modus bij verbindingsverlies. Transacties worden gesynchroniseerd bij herstel van connectiviteit.
Shopify POS – Ondersteunt offline verkoopverwerking geïntegreerd met het e-commerceplatform.
Clover – Offline transacties mogelijk met automatische synchronisatie.
Lightspeed – Biedt offline modus voor retail- en horecaomgevingen.

De exacte voorwaarden, limieten en kosten verschillen per aanbieder. Raadpleeg de specifieke contractvoorwaarden voor uw situatie.

Wanneer is Store and Forward zinvol?

Store and Forward is met name relevant voor merchants in omgevingen met onbetrouwbare connectiviteit:

Marktkooplieden en pop-up stores
Foodtrucks en mobiele verkooppunten
Evenementen en festivals
Locaties met slechte mobiele dekking
Als fallback bij incidentele netwerkproblemen

Voor reguliere retail met stabiele internetverbinding is Store and Forward vooral een vangnet voor uitzonderlijke situaties, niet een standaard operationele modus.

Aanbevelingen voor merchants

Wanneer u overweegt Store and Forward te gebruiken, let dan op de volgende punten:

Begrijp dat u als merchant het volledige risico draagt voor afgewezen transacties
Controleer welke merchant categories en BIN-ranges zijn uitgesloten
Houd de offline periode zo kort mogelijk – upload transacties direct bij herstel van connectiviteit
Overweeg het risico in relatie tot uw gemiddelde transactiebedrag en klantenbestand
Neem de voorwaarden rondom offline betalingen door in uw acquiring-contract
Zorg voor adequate fraudepreventie en monitoring

Training creditcards

Heights verzorgt een training die op alle aspecten van de acceptatie van creditcards ingaat, inclusief offline betalingen, autorisatieprocessen en risicobeheer. Met deze training krijgt u naast de theorie hoofdzakelijk praktische, direct toepasbare kennis overgedragen. U bent na deze training in staat om betalingen op een veilige en verantwoorde manier te accepteren.

Meer informatie over de training

Vragen over offline betalingen en risicobeheer?
Heights adviseert u graag over de juiste betaaloplossing voor uw situatie.

Contact opnemen E-mail sturen